Poste clients et recouvrement : les bonnes pratiques pour rebondir

"Risque" et "client" peuvent sembler antinomiques  - après tout, les clients sont autant d'opportunités de se développer pour l'entreprise. Pourtant, près de 40 entreprises déposent le bilan, chaque jour, à cause de leurs clients en retard de paiement. Et crise économique oblige, la gestion du risque d’impayé sera capitale pour la survie des entreprises !  L’objectif dans les prochains mois est clair : sécuriser ses encours clients.

Pour encaisser ses factures, des mesures préventives dès le parcours de vente doivent précéder d’éventuelles actions curatives de recouvrement. Tout se joue (ou presque) de la prospection à la facturation.

La prospection : cibler des entreprises fiables

A l'étape de la prospection, dès que le niveau d'engagement annonce une commande jugée importante, l'entreprise doit mener l'enquête sur son client et vérifier son existence juridique, prendre la température du secteur d’activité et s’assurer de la carrure du prospect. Ces informations sur une entreprise sont accessibles publiquement, entre autres sur des sites tel société.com ou vérif.com pour ne citer qu’eux. 

Le prospect apparaît fragile ? Prévoir des conditions de paiement garantissant l’encaissement de ses prestations (acompte à la commande, prélèvement, solde à réception…).  

La commande : mettre la relation client sur de bons rails

Rappelons tout de suite une règle d'or : on ne lance pas une prestation sans bon de commande ou contrat signé !

Cet accord écrit verrouille la transaction et fixe les obligations de chaque partie. Il faut faire preuve de clarté pour fermer la porte à de futurs contentieux, et déjà prévoir les modalités du futur paiement.

Ne pas hésiter d’ailleurs à les négocier avec le client : sa bonne volonté à les accepter facilitera d’autant plus le recouvrement de la facture à l’échéance. 

La livraison : des justificatifs anti-contentieux

La preuve d'acceptation par le client est un préalable. Dans la forme, la signature du client fait seule preuve au plan juridique de la livraison, donc de l'acceptation. C'est pourquoi, quand la prestation le permet, mieux vaut produire un document à faire signer - PV ou bordereau de livraison, PV d'installation, rapport d'intervention. 

Cependant, selon la prestation, il n'est pas toujours évident de produire un tel document. Dans ce cas, à défaut, on peut obtenir du client un e-mail confirmant bonne réception. Il facilitera en premier lieu le recouvrement à l’amiable si le débiteur souhaite se soustraire à son obligation de paiement. 

De façon générale, il faut retenir que plus l'acceptation du client est formelle, plus le fournisseur est protégé en cas de litige. 

La facturation : fermer toute brèche aux retards de paiement

Lire la suite de l'article, sur le site de son auteur, Philippe BERNIS (Direct Recouvrement)